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PROCESO DE CONTRATACIÓN PRIVADA 01-2017

 

CONTRATACIÓN DE UN SISTEMA DE VOTACIÓN ELECTRÓNICA PARA EL PROCESO ELECTORAL DEL COLEGIO DEL 2017

 

El Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes recibirán ofertas por escrito, hasta las 15:00 horas 16 de enero del 2017, para el concurso que se promueve, para la siguiente contratación:

 

Como parte del proceso, los proveedores, podrán hacer llegar sus consultas al correo tribunalelectoral@colypro.com, las mismas serán tendientes a aclarar del cartel. El período de consultas se define del 05 al 9 de enero del 2017 hasta las 15:00 horas; posterior a esta fecha no se recibirán más consultas.

 

ADMISIBILIDAD DE LAS OFERTAS

 

El Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes, en adelante llamado "Colypro" invita a presentar ofertas a las Empresas seleccionadas para la contratación privada denominada: "CONTRATACIÓN DE UN SISTEMA DE VOTACIÓN ELECTRÓNICA PARA EL PROCESO ELECTORAL DEL COLYPRO DEL 2017." de acuerdo a las condiciones legales y las especificaciones técnicas solicitadas elaborados por el Colypro.

 

La oferta deberá venir firmada por el oferente; en caso de personas jurídicas, por la persona que ostente la representación legal de la empresa o por la persona autorizada por el representante legal de la empresa, para ello, se debe adjuntar a la oferta la certificación de personería o poder legalmente otorgado, en donde consten las facultades actuales del representante que firma la oferta.

 

CONDICIONES GENERALES

 

La oferta junto con una copia idéntica, deberá presentarse por escrito en sobre cerrado y debidamente identificado, en la Secretaría del Tribunal Electoral del Colypro, ubicado dos kilómetros sureste de la Delegación Policial de Desamparados de Alajuela. Cualquier documento que se genere producto de esta contratación deberá ser dirigido a la Secretaría del Tribunal Electoral.

La oferta se deberá redactar en idioma castellano, presentarse de manera ordenada y completa, sin manchas, tachaduras, borrones u otros defectos que la puedan hacer de difícil interpretación; las correcciones deben salvarse por nota.

 

Es necesario que el oferente se encuentre debidamente inscrito y tener actualizados sus datos en el Registro de Proveedores de esta Institución.

 

El Oferente deberá presentar bajo fe de juramento las siguientes declaraciones juradas en hoja de seguridad de la cual no será necesario que la misma sea protocolizada, las cuales se podrán realizar en una sola declaración:

 

ü  Declaración Jurada de que el Oferente se encuentra al día con el pago de todo tipo de impuestos nacionales.  En caso de resultar adjudicatario, el Oferente deberá aportar una certificación donde se acredite oficialmente esta condición, antes de que se efectúe cualquier pago.  Deberá presentar certificación de estar al día con la Caja Costarricense del Seguro Social y la Dirección General de Tributación Directa.

ü  Declaración Jurada de que el Oferente cotiza precios firmes y definitivos.

 

El Oferente deberá suscribir una “Póliza de Riesgos del Trabajo”, para todo el personal que utilizará en este trabajo, se debe presentar fotocopia de la misma, antes de iniciar el servicio.

 

La oferta que se presente deberá ajustarse estrictamente al objeto definido en el concurso.

 

El Oferente debe incluir en la oferta trabajos previos similares y referencias de usuarios o empresas que hayan utilizado el servicio de que es objeto el concurso, puede incluir cartas firmadas de satisfacción de los usuarios.

 

 Asimismo, al entregar su oferta, el oferente acepta y conoce todos y cada uno de los extremos, condiciones y estipulaciones contenidas en el presente concurso.

 

PRECIO Y FORMA DE PAGO:

 

El oferente deberá cotizar en colones, e indicar además el total de la oferta

 

El precio se entenderá firme, definitivo e invariable, en caso de existir divergencias entre estas dos formas de expresión, prevalecerá la consignada en letras. 

 

ü  El proveedor debe sugerir la forma de pago que requiere.

ü  Todo pago se realizará, previa presentación de la factura con las formalidades de ley, presentando en un informe el avance del trabajo realizado. 

 

Las facturas deberán ser avaladas por el Tribunal Electoral previo a su pago una vez que considere que el informe presentado es de su satisfacción.

 

No se reconocerán reajustes de precios.

                       

VIGENCIA DE LA OFERTA:

 

La vigencia de la oferta no podrá ser inferior a 90 días hábiles, contados a partir de la fecha señalada para el recibo de las ofertas.

 

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

 

ü  La empresa o persona adjudicada deberá rendir una garantía de cumplimiento equivalente al cinco por ciento (5%) del valor adjudicado, esta tendrá una vigencia de treinta días adicionales a la fecha del evento.  Esta garantía será descontada del adelanto en el momento de la firma del contrato, ya que respalda el fiel cumplimiento de las obligaciones contractuales en cuanto al modo, forma y sustancia de lo contratado, así como el plazo. Deberá ser incondicional y por el simple hecho de expedirla, el garante admite todos los términos de esta invitación. 

ü  El Colypro podrá utilizar la Garantía de Cumplimiento para resarcirse en los daños provocados.

 

CALIDAD DE EQUIPOS Y ACCESORIOS:

 

ü  Todos los equipos y accesorios, deberán ser de primera calidad, y con tecnología de punta que aseguren la mayor veracidad en los datos recabados.

ü  El equipo y herramientas que se usan en los trabajos serán nuevos o al menos deberán estar dentro del período de vida útil de 5 años y en perfectas condiciones de funcionamiento. También deberán ser adecuados, en cuanto a su capacidad y a otras características importantes, para obtener con ellos el rendimiento que se considere indispensable.

ü  La oferta debe indicar el tipo de equipo propuesto, características físicas y de software requerido para el funcionamiento del sistema de votaciones.

 

CALIDAD DE LA MANO DE OBRA Y EXPERIENCIA:

 

El proveedor deberá ofrecer personal con conocimientos comprobados en Redes, Base de datos y la aplicación, de manera que puedan realizar en forma adecuada un trabajo de calidad.

 

Igualmente deberá ofrecer un Director del Proyecto con experiencia previa en procesos de votación donde se utilizó el sistema, este será el encargado de coordinar todos los aspectos relativos al servicio. Esta asignación será por escrito y firmada por el representante legal del proveedor; para ello, el proveedor deberá aportar un detalle que incluya:

 

Nombre del colaborador, cédula, preparación y experiencia profesional, años de experiencia en este sistema de votación, rol a desempeñar en el proceso electoral.

 

El oferente deberá presentar una lista de Proyectos similares que ha ejecutado en los últimos 5 años, hasta un máximo de tres (3) Proyectos.

 

SUBORDINACIÓN:

 

ü  El Tribunal Electoral establecerá un encargado de administrar la relación con el proveedor y en todo momento las actividades serán coordinadas con el Director del proyecto que deberá estar presente en todas las actividades del servicio.

ü  El encargado de administrar la relación con el proveedor, será el presidente o algún miembro del Tribunal Electoral.

ü  El proveedor acepta y entiende que su personal deberá seguir las instrucciones del coordinador asignado por el Tribunal Electoral, durante el proceso electoral.  La coordinación con el personal del proveedor se realizará con el Director del proyecto.

 

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

 

ü  La Cláusula Penal será definida en el contrato entre el Colypro y el proveedor elegido para realizar el trabajo.

ü  Confidencialidad: Al firmar el contrato el proveedor acepta que ninguno de sus funcionarios podrá divulgar ningún tipo de información sobre el resultado de las elecciones de manera individual a los miembros del Tribunal de Electoral o terceros, sean estos candidatos, miembros de la Junta Directiva del Colypro, o personas ajenas al proceso electoral. Asimismo el proveedor y su equipo de trabajo deberá informar por escrito de forma inmediata si existe algún requerimiento o presión en este sentido.

ü  El contratista se compromete a asumir todos los riesgos (enfermedad, riesgos profesionales, daños a la propiedad de terceros, responsabilidad civil, así como cualquier otro tipo de cobertura que se requiera legalmente), que se deriven del personal destinado a prestar el servicio que se está contratando, para lo cual deberá presentar las pólizas que muestren tal situación.

ü  Es obligación ineludible del contratista ajustarse estrictamente a los términos del concurso. Consecuentemente, el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contempladas en dicho instrumento facultará al Colypro para hacer efectiva la garantía de cumplimiento y dejar sin efecto la adjudicación.

 

ü  El Colypro no reconocerá aumentos en el costo del servicio contratado por concepto de cambios que el oferente propusiese y que le fueran aceptados. En el caso de que la propuesta implique una reducción en el costo del servicio, el oferente deberá reconocer al Colypro la diferencia.

 

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

 

Fecha: Sábado 25 de marzo de 2017

 

Lugar: 2 km sur este Guardia Rural de Desamparados de Alajuela, frente al Centro Recreativo de Desamparados de Alajuela.

 

Período de votación: 7:00 am a 1:00 p.m, en caso de empate se prolongará a partir del llamado del Tribunal Electoral. Todo el personal del proveedor y el director del proyecto podrán retirarse hasta el momento en que el Presidente del Tribunal Electoral del Colypro, así lo indique. El equipo debe estar debidamente instalado el día 24 de marzo a más tardar 4:00 p.m.

 
Operación General:

 

El sistema y equipos provistos deberán ser capaces de atender alrededor de seis mil votantes en el horario designado para las votaciones. El proveedor se compromete que con el número de equipos propuestos en su oferta se satisface este requerimiento. El número de equipos no deberá ser menor de 30 puntos de votación. Que deberán contar con: con pantalla táctil a color con un tamaño superior o igual 15 pulgadas. El proveedor debe considerar un respaldo de un 20% para los equipos que se utilizarán como estaciones de votación. Todos los equipos deben contar con un antivirus actualizado a 48 horas antes de las votaciones.
El Tribunal Electoral entregará con anticipación los nombres y fotografías de los candidatos en formato “jpg” al proveedor, pero no entregará la posición en la papeleta hasta posterior de la rifa de ubicación. El sistema deberá respetar siempre la posición indicada en la papeleta.
El Tribunal Electoral entregará por escrito al Director del Proyecto del proveedor la posición de cada uno de los candidatos en las papeletas por puesto.
El proveedor recibirá un padrón de votantes el día anterior. Este padrón deberá ser utilizado como pre-requisito para habilitar al votante.
El sistema debe garantizar que sólo el votante autorizado pueda tener acceso para ejercer el voto. Se debe especificar en la oferta los medios de control que el sistema utiliza.
El Tribunal Electoral designará un delegado por cada mesa de votación, cuya responsabilidad será la de verificación de la documentación de identificación del votante y de orientarlo en consultas o dudas que pueda tener. El proveedor deberá garantizar que en caso de que el votante requiera asistencia para ejercer el voto se le pueda proveer sin generar atrasos en la votación y sin violar la privacidad del voto.
El proveedor deberá entregar con al menos una semana de antelación al día de la votación, un detalle de los usuarios de sistema y de base de datos que serán utilizados para la operación del sistema durante el proceso electoral.  Este detalle deberá ser firmado por el Director de Proyecto, como evidencia de autorización de los usuarios a utilizar, y en donde se detalle: nombre de usuario, nombre de la persona que hará uso del sistema, rol o privilegio asignado en el sistema.
El sistema debe mantener pistas de auditoría de las acciones realizadas por los usuarios. Estas acciones deberán ser al menos: registro del ingreso de los usuarios al sistema, hora de ingreso, acción efectuada. Se debe mantener activo en la base de datos las bitácoras para todos los usuarios. Este tipo de bitácoras podrán ser consultadas en cualquier momento del proceso de votación, por lo que debe garantizarse que a nivel de consulta, no muestren el voto efectuado por una persona.
El proveedor deberá permitir la participación del Tribunal Electoral y las personas que considere necesarias durante la realización de pruebas integrales de funcionamiento de la aplicación.

 

Funcionalidad de la Aplicación:

 

La votación deberá ser efectuada mediante la selección de cada uno de los candidatos de la papeleta para el puesto que se ofrece a los votantes. En un recinto privado, para salvaguardar la secretividad del voto.
El software deberá permitir la presentación de una propuesta fotográfica de los candidatos para cada puesto específico, en una sola pantalla, en un formato tipo papeleta de votación y deberá ofrecer la opción de VOTO BLANCO, como opción de selección para el votante.
Al inicio del proceso deberá emitirse un reporte de resultados que deberá constatar que no existen datos en la base de datos contabilizados al inicio. Este deberá ser firmado por el Director del Proyecto del proveedor, por miembros del Tribunal Electoral y el Asesor Legal del Tribunal Electoral.
Las opciones de candidato se deberán presentar en forma consecutiva para cada uno de los puestos de Junta Directiva y Tribunal Electoral. En cada propuesta presentada el votante podrá hacer la selección de una única opción, incluyendo VOTO BLANCO. Los puestos disponibles serán: VICEPRESIDENCIA, SECRETARÍA, TESORERÍA, VOCAL I y VOCAL II. 2 puestos propietarios para el Tribunal Electoral.
El proveedor deberá garantizar un procedimiento donde se habilite al votante autorizado por el padrón para ejercer el voto de forma segura y debe quedar en la propuesta dicho procedimiento.

Se debe considerar que la habilitación al votante sea generada electrónicamente ya que no se otorgará un espacio físico para dicho fin.

El votante deberá poder ejercer su voto una única vez, aspecto que deberá ser controlado y garantizado por el sistema.
Para cada votante al finalizar la elección de los candidatos el sistema deberá proveer de un medio de verificación para que el votante pueda comprobar que su elección fue correcta y ratificar el voto en acto.
En lo concerniente a la transacción o transacciones donde se registren los votos en el sistema, cada registro deberá contar con un “timestamp” del momento en que se ejecutó la transacción indicando la fecha, hora, minuto, segundos, centésimas de segundo.
El sistema debe estar en capacidad de identificar y administrar en forma separada la información de cada mesa receptora, así que en caso de una eventualidad en alguna de ellas se pueda establecer y aislar la situación.
El sistema deberá emitir en cualquier momento un reporte de cantidad de votantes que han emitido el sufragio a un momento dado. Sin informar de los resultados de la votación en ese momento. Esto será a solicitud del Tribunal Electoral.
En el caso que el sistema requiere de impresiones de los votos o algún documento necesario para la ejecución del proceso de votación como impresión de claves el sistema deberá proveer de un control de reimpresiones que podrá ser consultado por el Tribunal Electoral en el momento en que lo solicite.
La emisión de los informes de resultados de la votación podrán ser emitidos hasta finalizar el proceso o bien con el visto bueno de tres miembros del Tribunal Electoral y únicamente para satisfacer una eventualidad que deberá ser documentada y firmada.
Para la elección de los nuevos miembros del Tribunal Electoral, se debe presentar la papeleta ordenada según las indicaciones dadas por él. El votante solo podrá seleccionar 2 candidatos de la papeleta. El colegiado podrá votar en blanco si lo desea.
Entrega de resultados:

 

El personal del proveedor, particularmente el Director del proyecto, acompañará a los miembros del Tribunal Electoral y el Asesor Legal del Tribunal Electoral en el proceso de cotejo de la votación. Para tal fin se emitirá un reporte indicando las posiciones y el número de votos recibido por cada candidato. Este reporte deberá ser firmado por los miembros del Tribunal Electoral, el Asesor Legal de este órgano y por el Director del proyecto del proveedor dando fe que corresponde a la información del proceso y que es el informe final.
Se deberá emitir un informe detallado por mesa indicando el resultado de cada mesa. Sumando para cada mesa los votos obtenidos por los candidatos a cada uno de los puestos y un total general del reporte. Este se usará como elemento de cotejo para el resumen.
Se deberá entregar en formato Excel una copia de los resultados de la votación en forma detallada, en un plazo no mayor a 5 días hábiles, con la siguiente información:

 

Mesa, código de identificación del registro, timestamp, detalle de los candidatos seleccionados.
Esta información se constatará contra el informe resumen entregado.

 

El sistema deberá proveer la información necesaria para representar en forma gráfica (puede ser en gráficos de pie) la distribución de votos por puesto y candidato, la composición por puestos de votos válidos y en blanco.

 

Empate:

 

En caso de empate en uno o más puestos de elección, el sistema deberá permitir realizar una nueva elección pero almacenando la información (en forma separada) de la votación efectuada inicialmente.

 

En caso de un empate se establecerán las nuevas papeletas con candidatos y puestos ubicando foto y posición según las instrucciones del Tribunal Electoral del Colypro que giren al proveedor en ese momento.

 

Deberá poderse efectuar la preparación del sistema en un tiempo no mayor de 30 minutos.

El sistema deberá habilitar a todos los colegiados que se encuentran en el padrón electoral para que puedan efectuar su voto en esta nueva elección.

 

El proveedor deberá especificar en la oferta como trabajara el sistema en estos casos.

 

Solventar reclamos en el proceso de votación:

 

El sistema debe prever de un método de verificación y validación por parte del votante para asegurar al votante que eligió correctamente y que no hay error del sistema posible que modifique su escogencia.
El sistema debe garantizar que cumple con las medidas de seguridad adecuadas para evitar votos duplicados, registros fantasmas de votos no realizados o alteración de resultados que puedan provocar  el reclamo de un votante.

 

Continuidad de la aplicación:

 

Servidor. El servidor deberá ser de alta disponibilidad de manera que no exista interrupción del servicio. El proveedor deberá indicar cuál será el mecanismo utilizado para ofrecer alta disponibilidad, redundancia, seguridad y custodia del servidor.
Base de Datos. No existe preferencia por alguna base de datos. Sin embargo deberá de contar con una configuración que garantice su rápida recuperación en caso de fallas. Deberá contar con una palabra de paso que se encuentre en custodia del proveedor y tener activadas todas las bitácoras.
El proveedor deberá garantizar la continuidad del servicio independientemente del fallo del equipo.

 

Red:

 

El proveedor deberá realizar el cableado eléctrico y de red para alimentar todos los equipos que se utilicen en el proceso. El Colypro se compromete a ofrecer un punto de alimentación eléctrica dentro de las instalaciones físicas del recinto de votación para que el proveedor conecte a partir de este punto la red eléctrica de alimentación de los equipos.
El proveedor deberá indicar en el concurso las medidas de seguridad que serán utilizadas para garantizar la seguridad de la red del equipo de votación.

Deberá especificar los métodos de cifrado, si utilizara encriptación, como evitara la conexión de otros equipos ajenos al proceso para garantizar la seguridad de la red de votación.

 

Regulaciones del Servicio:

 

Los funcionarios del proveedor NO podrán acceder al sistema para efectos de consulta por SQL o cualquier otro generador de accesos a la base de datos separada del sistema de votación, salvo aprobación específica del Presidente del Tribunal Electoral, Asesor Legal del Tribunal Electoral y en presencia del Auditor de Sistemas.
Solamente con autorización expresa de 3 de los miembros del Tribunal Electoral del Colypro se podrá desbloquearse el servidor para efectos de acceso. El proveedor deberá garantizar que no se tenga acceso al servidor por ningún medio y en la oferta deberá indicar si hay casos calificados que impliquen su acceso el procedimiento que seguirán para garantizar la seguridad e integridad de los datos.
Ninguna máquina de votación deberá tener instalado software tipo Quest u otro que permita el acceso directo vía SQL a la base de datos.
Los equipos únicamente deberán contar con el software de votación y los drivers necesarios para la emisión del voto.

 

Certificación de operación:

 

El proveedor acepta que el software tendrá dos pruebas: una prueba global de funcionamiento integral y deberá estar disponible a ejecutarse una semana después de firmado el contrato que el proveedor deberá organizar por su cuenta. El Tribunal Electoral del Colypro, comunicará al proveedor por escrito con una semana de anticipación el momento en que se efectuará la prueba y una segunda prueba el día viernes 24 de marzo del presente año, en xxx.

Prueba global de funcionamiento integral:

 

Se ofrecerá un laboratorio con al menos 10 equipos instalados para efectos de pruebas.
Se harán las pruebas de funcionamiento de acuerdo con el Script que para tal efecto desarrollará el Tribunal Electoral del Colypro.
Las pruebas serán documentadas.
Se deberán efectuar pruebas de votaciones por empate, con los candidatos que obtuvieron la mayor votación. Se evaluará la eficiencia de:

 

Crear una papeleta de candidatos
Iniciar un nuevo proceso de votación con el mismo padrón electoral.

 

En caso de fallas el proveedor se compromete a solventar la situación en los siguientes 8 días hábiles y se deberá repetir el proceso de prueba. Esta repetición de prueba no corresponde de ninguna forma a una segunda prueba, es la repetición de la primera prueba.

 

El Tribunal Electoral del Colypro, podrá considerar cuántas veces realizará la prueba de la aplicación.  Se garantiza al proveedor dos oportunidades para que la prueba de funcionamiento sea satisfactoria. Si en la segunda prueba de funcionamiento, no se logran un resultado a satisfacción, el Tribunal Electoral del Colypro podrá dar por rescindido el contrato por incumplimiento del proveedor, el cual facultará al Colypro, sin ningún requerimiento legal previo a cobrar los daños y perjuicios en la vía legal correspondiente.

 

Una vez finalizada las pruebas a satisfacción el proveedor se compromete a que el día de las elecciones la aplicación probada será la que efectivamente se encuentre operando en las máquinas provistas para el proceso de votación en el Colypro. El proveedor acepta y entiende que se harán pruebas de validación de tal situación y que en caso de comprobarse que existió una variación se puede considerar un incumplimiento grave del contrato.

 

Prueba de adecuada instalación:

 

El proveedor podrá contar con una revisión previa del lugar, la cual deberá ser coordinada con la Dirección Ejecutiva de Colypro,  para planificar la instalación y deberá indicar en la oferta el tiempo mínimo requerido para la instalación tomando en cuenta que el mínimo es dos días.
El proveedor deberá instalar los equipos en el lugar designado para el evento en la fecha establecida por el Tribunal Electoral.
El proveedor efectuará la red y puesta a punto de los equipos y cualquier trabajo adicional que requiera para el proceso de votación.
Esto será constatado por el personal que para tal efecto designe el Tribunal Electoral.
Se verificará que la base de datos se encuentre en blanco.
Se hará una prueba general de instalación donde se verificará que todas las máquinas corren la aplicación y pueden grabar un voto.
Se podrá nuevamente la Base de datos en Blanco.

 

Capacitación:

 

 

 El proveedor deberá brindar una capacitación y presentación al Tribunal Electoral  sobre el funcionamiento del sistema contratado.

 

SOPORTE DURANTE EL PROCESO:

 

El proveedor acepta que su personal deberá aceptar y cumplir las instrucciones que emita el coordinador nombrado por el Tribunal Electoral del Colypro. Esta coordinación se hará por medio del Director del proyecto nombrado por el proveedor.
El Director de proyecto deberá encontrarse en todo momento en el proceso de votación.
El proveedor ofrecerá el personal necesario para dar soporte al proceso de votación a fin de que se atiendan y resuelvan todos los inconvenientes técnicos que se puedan presentar en cualquier punto de la infraestructura para las votaciones.

 

Todo este personal deberá encontrarse disponible durante todo el proceso de votación en las instalaciones designadas para la votación.

Criterio de evaluación

 

Se tomará en consideración únicamente aquellas ofertas que cumplan con los requisitos solicitados en el Concurso Privado.  Las ofertas serán evaluadas,  para la adjudicación con base en los siguientes aspectos:

 

a.     Experiencia en contrataciones similares.

b.     Equipo y accesorios mínimos requeridos.

c.     Precio de la oferta.

 

Habiendo cumplido los requisitos formales, legales y técnicos en forma adecuada, los proveedores serán calificados de acuerdo a la siguiente tabla de puntaje:

Ítem                                                                Puntaje máximo(puntos)

Experiencia en obras similares                                30

Equipo y accesorios mínimos requeridos                40

Precio de la oferta                                                     30

Total:                                                                         100

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